Роль технологий в организации мероприятий: руководство для организаторов

Как планировщик мероприятий, вы знаете, насколько сложной может быть организация и проведение успешных мероприятий. Необходимо учитывать множество аспектов — от управления бюджетами до согласования расписаний и общения с посетителями. Но с ростом роли технологий в управлении мероприятиями оно стало более упорядоченным, действенным и результативным.

В этом руководстве мы рассмотрим, как технологии могут помочь вам в планировании, продвижении мероприятий и проведении мероприятий, оставляющих неизгладимое впечатление. Давайте начнем.

Что такое Event-менеджмент и почему он важен?

Управление мероприятиями — это процесс планирования и проведения мероприятий различных типов и масштабов. Сюда входят такие задачи, как выбор места проведения, логистика, координация работы поставщиков и управление бюджетом. Технологии организации мероприятий могут помочь различным отраслям в достижении таких целей, как:

• Продвигайте бренд, продукт или услугу.
• Организуйте и отслеживайте прогресс.
• Выстраивайте и укрепляйте отношения с заказчиками, заказчицами, партнерами, спонсорами и заинтересованными сторонами, предоставляя возможности для взаимодействия и создания сетей.
• Получение дохода.
• Поощряйте инновации и креативность, демонстрируя новые продукты, услуги или идеи и стимулируя обратную связь и сотрудничество.
• Достигайте социальных и экологических целей, повышая осведомленность, выделяя средства или оказывая поддержку делу или сообществу.  Только такая может быть организация мероприятий на высоком уровне.

Роль технологий в процессе планирования мероприятий

Технологии помогают планировщикам мероприятий и организаторам в различных аспектах, таких как:

1. Планирование и организация мероприятий. Планировщик мероприятий, использующий событийные технологии для составления расписания. Event-технологии могут помочь в планировании и организации мероприятий, которые включают в себя организацию конференций, выставок, фестивалей, концертов и свадеб. ИТ-технологии позволяют автоматизировать задачи, управлять ресурсами и способствовать сотрудничеству заинтересованных сторон, сокращая время и усилия. Более того, технологии помогают усовершенствовать процессы, свести к минимуму ошибки и повысить качество, что приводит к более плавному проведению мероприятий.
2. Онлайн-регистрация и продажа билетов. Event-технологии могут помочь организаторам мероприятий с онлайн-регистрацией и приобретением билетов, снижая затраты, повышая удобство и повышая безопасность. Вы можете использовать Event Espresso в качестве платформы регистрации для создания билетов, платежей и участников и управления ими.
3. Продвижение мероприятий и маркетинг. Технологии значительно улучшают продвижение мероприятий и маркетинг, повышая осведомленность, охват и конверсии. Организаторы мероприятий используют цифровые инструменты, такие как электронная почта и социальные сети для создания контента мероприятия и обмена им, привлечения посетителей и увеличения трафика. Эффективная предполагает использование хэштегов событий, твитов в прямом эфире и опросов для создания ажиотажа и вовлеченности.
4. Опыт участия. Событийные технологии значительно улучшают впечатления участников от мероприятий, предлагая персонализированные предложения, расширяя возможности общения и представляя увлекательный контент. Благодаря интерактивным функциям, таким как опросы в режиме реального времени, сессии вопросов и ответов и геймификации, мероприятия становятся более захватывающими и запоминающимися для участников.
5. Работа на месте. Использование технологий проведения мероприятий на месте может значительно повысить эффективность, качество и безопасность во время проведения мероприятий. Организаторы мероприятий используют бесконтактные методы регистрации, такие как QR-коды, NFC и распознавание лиц, для регистрации и проверки работоспособности. Автоматизируя процессы регистрации и предоставляя обновления в режиме реального времени, event technology сокращает время ожидания и обеспечивает участникам беспрепятственное проведение мероприятия.
6. Анализ данных и обратная связь. Событийные технологии позволяют планировщикам собирать данные до, во время и после мероприятия. Они позволяют получить представление о демографии, предпочтениях и поведении посетителей. Анализ данных о мероприятиях позволяет организаторам принимать решения и оценивать будущие мероприятия.
7. Безопасность мероприятий. Сотрудники службы безопасности, использующие технологии для обеспечения безопасности мероприятий. По мере роста киберугроз и проблем физической безопасности решения, связанные с технологиями проведения мероприятий, играют жизненно важную роль в обеспечении безопасности посетителей . Это помогает организаторам мероприятий получить доступ к системам контроля доступа к инструментам экстренной помощи. Кроме того, решения в области событийных технологий помогают снизить риски и эффективно реагировать на чрезвычайные ситуации. Например, организаторы мероприятий могут использовать системы видеонаблюдения, сигнализации, датчики и дроны для мониторинга и управления помещениями, оборудованием и посетителями.
8. Оценка после мероприятия. Технология планирования мероприятий упрощает постсобытийную оценку за счет автоматизации сбора отзывов, распространения опросов и анализа данных. Такие инструменты, как калькулятор рентабельности инвестиций в мероприятия и калькулятор воздействия на события, помогают планировщикам мероприятий сравнивать показатели событий. Собирая оценки после проведения мероприятий, организаторы могут точно определить области, требующие улучшения, оценить рентабельность инвестиций и усовершенствовать стратегии для будущих мероприятий.

Типы технологий, используемых организаторами мероприятий

Вот некоторые примеры инструментов управления мероприятиями, которые могут помочь в планировании и организации мероприятий:

1. Программное обеспечение и платформы для управления мероприятиями. Программное обеспечение и платформы для проведения мероприятий могут упростить планирование и организацию мероприятий. Такие инструменты, как Event Espresso и Event Smart, помогают организаторам мероприятий планировать, организовывать и проводить свои мероприятия. Он предлагает различные функции, такие как регистрация мероприятий, продажа билетов, оплата, планирование, выбор места проведения и многое другое. С помощью этих инструментов организаторы могут легко управлять логистикой своих мероприятий, от планирования до выбора места проведения. Это позволяет организаторам отслеживать посетителей, собирать платежи и обратную связь, оптимизируя процесс.
2. Схемы мероприятий и цифровые поэтажные планы. Схемы мероприятий и цифровые поэтажные планы становятся все более ценными инструментами для организаторов мероприятий. Они позволяют организаторам визуализировать и спроектировать планировку мероприятия, а также эффективно сотрудничать со своей командой и поставщиками. Эти инструменты включают в себя создание и редактирование графических представлений помещений для проведения мероприятий, включая такие элементы, как столы, стулья, сцены и кабинки.
3. Мобильные приложения для проведения мероприятий. Мобильные приложения улучшают качество проведения мероприятий, предоставляя участникам расписание, биографии спикеров, подробную информацию о сеансах, списки участников и карты мест проведения. Это помогает участникам оставаться в курсе событий и эффективно планировать свое время. Сетевые возможности — одно из существенных преимуществ мобильных приложений. Участники могут легко общаться с другими людьми, вступать в дискуссионные группы, планировать встречи и общаться в прямом эфире со спикерами и спонсорами. Персонализированное планирование — еще одна ценная функция мобильных приложений. Мобильные приложения для проведения мероприятий используют алгоритмы для создания персонализированных расписаний для посетителей во избежание конфликтов. Кроме того, мобильные приложения для проведения мероприятий предлагают интерактивные функции, такие как опросы в режиме реального времени и сессии вопросов и ответов. Они также включают элементы геймификации, такие как охота на мусор и задания, чтобы заинтересовать посетителей.
4. Взаимодействие с социальными сетями. Социальные сети необходимы маркетологам для взаимодействия с потенциальными посетителями и стимулирования сообщества к продвижению мероприятий. Это позволяет участникам делиться своим опытом, повышать вовлеченность и оставаться в курсе событий в режиме реального времени. Использование пользовательского контента, хэштегов и обновлений в режиме реального времени помогает менеджерам мероприятий создавать шумиху и привлекать внимание.
5. Инструменты цифрового маркетинга. Цифровой маркетинг предлагает множество инструментов для организации мероприятий, и одним из наиболее эффективных является маркетинг по электронной почте. С помощью маркетинга по электронной почте организаторы мероприятий могут создавать высоконаправленные кампании, персонализированные таким образом, чтобы они находили отклик у определенной аудитории. Результатом является более высокий коэффициент конверсии и больше шансов на достижение своих целей. Однако маркетинг по электронной почте — непростой инструмент в использовании. Чтобы кампания была успешной, требуется тщательное планирование, исполнение и оценка для обеспечения ее привлекательности и эффективности. Кроме того, важно соблюдать лучшие практики и правовые нормы, чтобы избежать любых негативных последствий. Однако при правильном подходе электронный маркетинг может стать для организаторов мероприятий высокоэффективным инструментом достижения их целей.
6. Инструменты коммуникации и совместной работы. Инструменты коммуникации и совместной работы жизненно важны для организаторов мероприятий, чтобы установить контакт со своими командами, заинтересованными сторонами и посетителями. Популярные примеры инструментов для коммуникации и совместной работы включают Slack, Asana и Google Workspace. Эти инструменты необходимы планировщикам мероприятий и организаторам для установления контакта со своими командами, заинтересованными сторонами и посетителями. Они помогают в управлении проектами, обмене файлами и отслеживании задач, повышая эффективность планирования и организации мероприятий.

Тенденции событийных технологий в 2025 году

Тенденции в области ивент-технологий — это инновации и разработки, которые постоянно формируются в индустрии ивент-технологий. Вот некоторые из тенденций в области ивент-технологий, о которых вам следует знать в 2025 году и далее::

1. Дополненная и виртуальная реальность. Согласно данным Statista, VR-индустрия вырастет с 12 миллиардов долларов в 2022 году до более чем 22 миллиардов долларов в 2025 году. Дополненная и виртуальная реальность создают эффект погружения и увлекательности для участников мероприятия. Технологии AR / VR улучшают качество мероприятий благодаря захватывающему повествованию, виртуальным турам по местам проведения и интерактивным выставкам, а также повышают вовлеченность посетителей. По мере развития технологий дополненная и виртуальная реальность становятся тенденциями событийных технологий 2025 года, улучшая качество проведения мероприятий.
2. Прямые трансляции и Simulive. Использование event-технологий для прямой трансляции мероприятий. Ожидается, что в 2025 году одновременное вещание и прямая трансляция станут еще более популярными тенденциями в сфере ивент-технологий в индустрии мероприятий. Прямые трансляции предполагают трансляцию видеоконтента в режиме реального времени, в то время как simulive предполагает представление предварительно записанного видео так, как если бы оно происходило в прямом эфире. Согласно статистике, число американцев, смотрящих видео в прямом эфире, по прогнозам, достигнет 163,4 миллиона в 2023 году (Insider Intelligence). По прогнозам, за период с 2022 по 2027 год глобальный доход от рекламы увеличится с 763,7 млрд долларов США до 952,6 млрд долларов США при совокупном годовом темпе роста (CAGR) в 4,5%.
3. Бесконтактная регистрация. В 2025 году бесконтактная регистрация стала заметной тенденцией в области событийных технологий, и большинство организаторов мероприятий приняли ее в качестве стандартной практики. Учитывая постоянный акцент на безопасность и гигиену, бесконтактные решения стали незаменимыми инструментами для профессионалов в области проведения мероприятий. К таким инновационным решениям относятся мобильные билеты, QR-коды, RFID-бейджи и технология распознавания лиц. Согласно исследованию, проведенному Oracle и Skift, 70% отелей уже внедрили или планируют внедрить технологию бесконтактных мероприятий для различных услуг, включая регистрацию заезда, заказ еды и услуги консьержа. Бесконтактная регистрация заезда не только ставит во главу угла безопасность, но и повышает вовлеченность посетителей, обеспечивая удобство и эффективность.
4. Геймификация мероприятий. Геймификация стала одним из популярных направлений событийных технологий в последние годы и, как ожидается, будет набирать популярность в ближайшие несколько лет. Гейб Зихерманн, автор книги “Революция геймификации”: «Геймификация — это процесс использования игрового мышления и игровых механик для привлечения аудитории и решения проблем». Геймификация повышает вовлеченность посетителей в нетворкинг, обучение и обратную связь, обогащая впечатления от мероприятия. Они помогают организаторам мероприятий достигать своих целей, используя человеческое стремление к веселью, вызову и достижениям. Использование геймификации создает интерактивную и конкурентную среду для проведения запоминающихся мероприятий, поддерживая мотивацию и вовлеченность посетителей. Так почему бы не попробовать это на вашем следующем мероприятии и посмотреть, как это может вывести ваши мероприятия на новый уровень?
5. Носимые технологии. Носимые технологии стали популярным трендом в области событийных технологий в последние годы, особенно в ивент-индустрии. Согласно статистике, мировой рынок носимых технологий оценивался примерно в 115,8 млрд долларов США в 2021 году и, по прогнозам, достигнет примерно 380,5 млрд долларов США к 2028 году, при CAGR около 18,5%. Носимые устройства предоставляют организаторам мероприятий ценную информацию для оптимизации процесса проведения мероприятий. Отслеживая количество посетителей, передвижения и вовлеченность, организаторы принимают решения, основанные на данных, для улучшения логистики, повышения опыта и измерения рентабельности инвестиций. Носимые устройства также помогают организаторам определять популярные сессии, мероприятия и экспонентов в режиме реального времени, позволяя вносить коррективы, чтобы участники получили максимум удовольствия от мероприятия.
6. Многофункциональные фирменные приложения для проведения мероприятий. Фирменные веб-сайты или приложения для проведения мероприятий улучшают впечатления посетителей, предлагая централизованную платформу для доступа к информации, взаимодействия с контентом и создания сетей. Это означает, что участники могут легко получить доступ к важным деталям, таким как расписание, карты мест проведения, биографии спикеров и время сеанса в одном месте. Исследование, проведенное Event Manager Blog, показало, что более 40% организаторов мероприятий используют event-приложения как часть процесса планирования мероприятий. Это показывает, что приложения для проведения мероприятий становятся все более популярными в самой индустрии планирования мероприятий. Фирменные веб-сайты и приложения для мероприятий также предлагают интерактивный контент, который может помочь вовлечь посетителей в мероприятие. Функции социальных сетей, такие как чат и обмен контактами, также могут помочь участникам общаться и строить значимые отношения друг с другом.
7. Инструменты обеспечения доступности для участников. Инструменты доступности для становятся важной тенденцией в области событийных технологий в 2024 году. Эти инструменты направлены на повышение инклюзивности мероприятий experience и обеспечение того, чтобы люди с различными потребностями и способностями могли полноценно участвовать в мероприятиях. Такие функции, как создание субтитров в прямом эфире, услуги перевода и помощь в передвижении, предназначены для участников с нарушениями слуха, языковыми барьерами и проблемами мобильности. Ожидается, что по мере развития технологий достижения в области цифровых инструментов, таких как создание субтитров на базе искусственного интеллекта и услуги перевода, обеспечат еще более точную поддержку в режиме реального времени. Организаторы мероприятий осознают важность внедрения этих инструментов для создания более инклюзивного опыта для всех участников.

Рост числа виртуальных мероприятий

Растущая популярность виртуальных мероприятий является заметной тенденцией в ивент-индустрии, где собрания проходят онлайн с использованием таких платформ, как Zoom, ДЗЕН, Vimeo и Crowdcast. Переход к виртуальным мероприятиям, ускоренный пандемией COVID-19, помогает организаторам преодолевать трудности.

Согласно статистике, мировой рынок виртуальных мероприятий в 2024 году оценивался в 78,53 млрд долларов США, и, по прогнозам, с 2024 по 2030 год он вырастет в среднем на 18,8%. Этот рост отражает растущее признание виртуальных мероприятий в качестве альтернативы традиционным мероприятиям.