После принятия принципиальных решений по разработке концепции и стратегии события требуется конкретное планирование и организация мероприятия в реализации поставленных задач. Для этой цели могут применяться методы и инструменты управления проектами, такие как план структуры проекта и планирование этапов.

Поскольку планирование и организация событий в значительной степени зависит от того, какой тип события был выбран для данного события, в данной статье редакцией не рассматриваются конкретно все условия, а не все детали управления событиями. В статье представлено примерное планирование и организация мероприятий на классической основе.

Планирование мероприятия

Связанная статья: Как написать сценарий концертной программы

При планировании и организации следующие пункты имеют решающее значение и должны быть учтены:

  • Даты событий
  • Место встречи
  • Актеры и бронирование
  • Производство события
  • Кейтеринг
  • Безопасность
  • Связи с общественностью и реклама
  • Планирование человеческих ресурсов
  • Планирование ресурсов и затрат

Даты событий

Дата мероприятия должна быть выбрана разумно и таким образом, чтобы она была максимально благоприятной для целевой группы. Праздничные и промежуточные дни, праздничные дни, соревнования и крупные события (например, спортивный чемпионат) имеют решающее значение.

Для того, чтобы у всех, кто участвует в этом мероприятии, особенно у заинтересованных сторон, было время для этого мероприятия, целесообразно иметь альтернативные даты на ранней стадии планирования и начинать конкретное планирование только при наличии основных участников (Художники, лекторы и т. д.) фактически обеспечены и, если необходимо, обеспечены договором. Если мероприятия запланированы на воскресенье или праздничные дни, необходимо уточнить, подлежит ли это разрешению задач. Правила различны здесь в отдельных регионах. Кроме того, нужно уточнить культурные события в эту дату и посмотреть пересечение и конкурирующие даты в местном календаре событий.

Место мероприятия

Место проведения должно обеспечить основу для реализации идеи или концепции мероприятия. Атмосфера и условия во многом определяет, насколько хорошо посетители чувствуют себя на этом мероприятии. Если событие не происходит в библиотеке, место проведения также должно быть выбрано формально. Решающими для успеха мероприятия являются, помимо прочего, местоположение, доступность, существующая инфраструктура и оборудование, учет аспектов безопасности и статики, вместимость помещения и, что не менее важно, расходы на аренду и страхование.

В целом, при выборе места необходимо уточнить следующие аспекты:

  • Размер локации;
  • Личная емкость;
  • Существующая мебель и возможности сидения;
  • Техническое оснащение (звуковая система, освещение, сцена);
  • Вспомогательные помещения, складские помещения;
  • Инфраструктура;
  • Парковка;
  • Санитарно-гигиеническое оборудование;
  • Общественное питание;
  • Доступность;
  • Близость к возможно необходимым отелям;
  • Аренда и дополнительные расходы.

Кроме того, место проведения должно соответствовать правилам безопасности, касающимся мест для гостей, максимального количества посетителей, противопожарной защиты и путей эвакуации и спасания, которые регулируются соответствующими законами.

«Цель учета правил безопасности проведения собрания состоит в том, чтобы обеспечить, насколько это возможно, оптимальную защиту людей – посетителей, сотрудников и участников во время их пребывания с помощью правил строительства и эксплуатации мест для мероприятий и быстрой эвакуации из мест проведения собраний в случае повреждения чтобы обеспечить безопасность”.

Исполнители и бронирование

Актеры имеют особое значение и внимание при планировании и организации мероприятий.

Актерами событий в библиотеках могут быть:

  • Авторы (художественная литература, научно-популярные);
  • Спикеры (ученые, знаменитости, исследователи, художники и т. д.);
  • Модераторы;
  • Артисты-исполнители (актеры, танцоры, акробаты, комики и т. д.);
  • Музыканты (группы, оркестровые музыканты, исполнители и т. д.).

При так называемом бронировании необходимо договариваться о сборах, если необходимо, заключать договоры. Размещение и питание актеров должны быть тщательно спланированы. Кроме того, исполнители должны быть хорошо информированы о ходе мероприятия, чтобы оптимально реализовать свои действия. Если актеры чувствуют себя хорошо на мероприятии, это внесет значительный вклад в успех мероприятия.

Техническое обеспечение события

Звук и освещение обеспечивают основу для мероприятия и влияют на атмосферное качество мероприятия и производительность представлений. В частности, освещение, например, использование напольных и прожекторных светильников, часто является экономически эффективным, и даже на небольших мероприятиях легко реализуется настроение, которое помещает событие в «правильный свет».

Также звук и акустика должны быть адаптированы к событию и выбранному формату мероприятия. Концертные или музыкальные представления предъявляют совершенно иные требования к публичному выступлению, чем лекция, чтение или выступление несовершеннолетнего артиста. В целом, технология событий обеспечивает технические предпосылки для событий всех видов (звукоусиление, освещение, ахитектура).

Тендер событийной техники

Библиотека обычно не может предоставить более сложную технику проведения мероприятий, поскольку библиотека не имеет ни необходимого оборудования, ни навыков для ее обработки. Следовательно, эти услуги должны предоставляться внешними специалистами по мероприятиям и сценическим мероприятиям, которые также предоставляют технологию проведения мероприятий в аренду.

Выбор еды – благодарность гостям

Предложение еды и напитков может осветить событие и создать коммуникативную основу. Следующие вопросы должны быть уточнены:

  • Требуется ли питание?
  • Какой тип питания желательно?
  • Кто организует кейтеринг? Внутренний / внешний?
  • Какая еда и напитки предлагаются?
  • Кто берет на себя обслуживание?
  • Откуда берется посуда?

Необходимо решить, будет ли питание предоставлено внутри компании или сторонними поставщиками услуг. Это зависит от количества гостей, типа предлагаемой еды и напитков, имеющегося оборудования (например, кухни, посуды) и существующего персонала.

Правовые положения

Кроме того, в случае событий, которые не проводятся регулярно и ограничены во времени, необходимо получить разрешение от ответственного регулирующего органа, который разрешает распределение продуктов питания и напитков. Сумма расходов зависит от законов о стоимости отдельных регионов и зависит от масштаба мероприятий. Внешние поставщики услуг должны иметь постоянное разрешение в соответствии с Законом.

Безопасное планирование и организация мероприятий

Обеспечение безопасности является главным приоритетом при проведении мероприятий. По этой причине потенциал риска в планировании мероприятий должен оцениваться конкретно, а в случае крупных событий должна разрабатываться концепция безопасности в соответствии со спецификациями местных органов власти, которая служит основой для всех необходимых разрешений.

Потенциал опасности на событиях вытекает из следующих моментов:

1. Тип мероприятия: у поп-концерта больше опасности, чем у балета.

2. Количество посетителей: большие и трудные для подсчета числа посетителей увеличивают потенциальный риск.

3. Тип посетителей. Участники мероприятия, которые в основном старше или младше, люди, готовые к насилию, употребление алкоголя и знаменитости с уровнем безопасности, увеличивают потенциальную опасность.

4. Тип, оборудование и расположение объекта : структурные недостатки или объекты, не подходящие для проведения мероприятий, увеличивают потенциальный риск.

Что касается места для зрителей и максимального количества посетителей, противопожарной защиты, а также путей эвакуации и спасения, должны соблюдаться правила безопасности для закрытых помещений, которые регулируются постановлением и законом о проведения массовых мероприятий.

Медицинские услуги, полиция и МЧС

При проведении большого мероприятия, должны дежурить медики или автомобиль скорой медицинской помощи. Все зависит от масштаба мероприятия. Это касается и сотрудников МЧС, полиции, пожарной охраны, они тоже должны присутствовать. Кроме того, органы правопорядка и надзора должны иметь точный, повременной план вашего мероприятия.

Связи с общественностью и реклама

Не только событие имеет решающее значение для успеха мероприятия, но также связи с общественностью и реклама, которая была сделана заранее и сопровождать событие. Связи с общественностью и реклама должны быть интегрированы в коммуникацию бренда, а меры должны планироваться и координироваться таким образом, чтобы повышалась осведомленность и повышался интерес к мероприятию. Разработка PR-стратегии для мероприятия заключалась в использовании различных каналов связи, которые связаны друг с другом:

  • Брошюры: приглашения, плакаты, листовки, программные буклеты;
  • Дизайн коммуникаций;
  • Связи с прессой: пресс-релиз, пресс-конференция, пресс-интервью;
  • Общение в социальных сетях : Facebook, Twitter, YouTube;
  • Общественный маркетинг (на уровне слухов).

Планирование человеческих ресурсов

Поскольку события являются особыми, часто уникальными событиями, которые требуют небольшого опыта и рутины при планировании и выполнении, они более «подвержены вмешательству», чем рутинные действия библиотеки.

Хорошая структура и планирование процесса (управление проектом), в котором перечислены все рабочие области, виды деятельности, а также необходимые ресурсы и обязанности в хронологическом порядке, поэтому это альфа и омега организации мероприятия. Это включает в себя хорошо спланированное кадровое планирование и разработку оперативных планов, которые не только отображают бесперебойную работу мероприятия с требуемым и квалифицированным для персонала задач, но также, насколько это возможно, все непредвиденные непредвиденные обстоятельства и события, которые рассматриваются и проводятся для альтернатив. Графики задач также обеспечивают прозрачность, что также важно для команды при планировании и организации мероприятия, так как показывает четкое распределение задач, обязанностей и сроков:

«Лучше всего составить реестр, который отображает обязательства всех сотрудников для каждого мероприятия, либо на индивидуальной основе, либо на еженедельной или ежемесячной основе. Таким образом, вся ваша команда может сразу увидеть, как были спланированы и использованы коллеги».

Планирование ресурсов и затрат

Надлежащее планирование затрат, составление бюджета и распределение требуют тщательной оценки усилий и планирования ресурсов, которые часто не могут быть точно определены из-за уникальности заблаговременных событий и которые на практике часто могут быть реализованы только при последовательном планировании затрат. Рекомендуется в каждом случае искать экспертные знания, чтобы иметь возможность сделать приблизительную оценку необходимых ресурсов.

Факторы, влияющие на оценку необходимых ресурсов и затрат, обусловлены:

  • Тип события, место и продолжительность;
  • Актеры и ожидаемая аудитория;
  • Технологии и оборудование;
  • Сотрудники.

Бюджет мероприятия

Планирование и организация мероприятий включает подсчета затрат и ресурсов, в бюджет полезно включать необходимые ресурсы в план структуры проекта (управление проектом). Для планирования и управления затратами должны быть определены общие затраты от соответствующих типов затрат и носителей, чтобы можно было сравнить их после события в целевом / фактическом сравнении.

Кроме того, имеет смысл распределить отдельные затраты по разделам планирования времени и представить общие затраты, понесенные с течением времени. Таким образом, финансовые нехватки могут быть обнаружены раньше, и могут быть приняты соответствующие контрмеры.

Следующие расходы могут применяться к событиям:

Расходы на персонал

  • Расходы на сотрудников;
  • Затраты на сторонние услуги (например, сборы, сборы, графический дизайнер, питание, медицинское обслуживание, техник, расклейка, предпродажная подготовка и т. д.)

Материальные и материальные затраты

  • Украшения, декор;
  • Расходы на печать для рекламы и PR: приглашения, плакаты, листовки, программные буклеты, объявления
  • Еда и напитки;
  • Устные договора.

Расходы на аренду

  • Аренда помещений;
    Затраты на проведение мероприятий (звук, освещение, сцена и т. д.)

Дорожные расходы

  • Командировочные расходы;
  • Расходы на проживание;
  • Страхование и транспортные расходы.

Разрешения и права

  • Подтверждение авторского права на изображение, логотип мероприятия;
  • Оплата разрешений и налогов.

Расходы на ИТ

  • Административные расходы;
  • Почтовые / транспортные расходы;
  • Бумага;
  • Телефон;
  • Другое.